¿Las Clínicas Estéticas tienen la obligación de cumplir con las reglas de protección de datos? ¿Cómo pueden ajustarse de manera eficaz a la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y al Reglamento General de Protección de Datos (RGPD)? ¿Cuáles son las responsabilidades que conlleva el cumplimiento de estas normativas? En esta guía, te proporcionamos información completa para ayudarte a aplicar las medidas de protección de datos de manera adecuada en el ámbito de los tratamientos de estética, garantizando que se cumplan las regulaciones y se mantenga segura la información.
¿Están obligados las Centros de Estética a cumplir la LOPD?
El cumplimiento de la Ley de Protección de Datos en un gabinete estético se presenta como una responsabilidad ineludible debido a la gran cantidad de información que gestionan.
En los centros de belleza, se recopilan una amplia variedad de datos que incluyen información de contacto y facturación de tus clientes/as. Además, se maneja información especialmente delicada, como los datos de salud relacionados con los tratamientos estéticos y servicios que han adquirido en nuestro centro.
Además, en estos procesamientos, has de tener en cuenta aquellos relativos al personal laboral de la clínica, así como a los proveedores y otros profesionales facultativos necesarios para brindar los servicios típicos de una clínica estética.
Normativa de protección de datos para Centros Estéticos
Existen cuatro normativas principales que afectan a la hora de aplicar la normativa de protección de datos a los centros educativos:
- Reglamento General de Protección de Datos o RGPD.
- Ley de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales o LOPD-GDD.
- Ley de Autonomía del Paciente o LAP.
- Normativa Autonómica
¿Qué datos personales se tratan comúnmente en un Centros de Estética?
En un centro estético, al igual que en cualquier negocio, se manejan datos personales de los clientes y pacientes, como sus nombres, apellidos, información de contacto y, posiblemente, datos de facturación. Además, es importante considerar que en este entorno, también se pueden tratar datos relacionados con la salud de los pacientes. En cuanto a las medidas de seguridad, es esencial implementar controles adecuados para proteger el material fotográfico que se incorpora a los registros médico-estéticos de los clientes. Estas medidas deben garantizar la confidencialidad y la integridad de los datos para cumplir con la normativa de protección de datos.
De los empleados, los datos tratado más comunes son de:
- Contacto,
- nómina y bancarios,
- RRHH,
- videovigilancia,
- en ocasiones, de geolocalización.
De los proveedores, los datos tratados más comunes son de:
- Facturación,
- Bancarios
1. DERECHO DE INFORMACIÓN DEL PACIENTE-CLIENTE
Cuando se trata de procesar datos de nuestros clientes, es esencial hacer una distinción entre los tratamientos que involucran datos de salud y los que no. En el segundo caso, simplemente necesitaremos tener un sistema que demuestre que hemos informado adecuadamente, como lo requiere la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD).
Sin embargo, cuando el tratamiento incluye datos de salud, es fundamental obtener el consentimiento del paciente. Este consentimiento debe solicitarse de manera específica y detallada, es decir, se presentará una solicitud por cada finalidad de procesamiento. Estas solicitudes no pueden combinarse ni presentarse juntas. Además, si se solicita el consentimiento de manera digital, las casillas correspondientes no pueden estar marcadas previamente (premarcadas).
La información mínima que se incluirá en el texto informativo será:
- Identificación del responsable del tratamiento;
- Datos de contacto del responsable del tratamiento;
- Finalidad del tratamiento;
- Base legítima principal del tratamiento. Normalmente, será el consentimiento;
- Derechos de Protección de Datos del huésped o cliente;
- Destinatarios o las categorías de destinatarios de los datos;
- Dónde o cómo poder ampliar la información básica de Protección de Datos.
2. EMPLEADOS/AS
Los trabajadores que tienen acceso a la información de los pacientes deben estar debidamente informados, capacitados y comprometidos a mantener la confidencialidad. Esta responsabilidad no se limita únicamente al período de su relación laboral, sino que persiste incluso después de que esta haya finalizado.
Para asegurar la confidencialidad de la información, es esencial crear un documento completo que contenga un manual que describa las buenas prácticas relacionadas con los sistemas, medios y plataformas utilizados para gestionar la información de los clientes del centro estético. Este manual debe ser actualizado de manera regular y estar disponible para todos los trabajadores que manejan información de los clientes del alojamiento.
Además, el documento debe establecer claramente las obligaciones y responsabilidades en relación con la protección de los datos personales de los clientes.
3. EMPRESAS EXTERNAS
Al trabajar con empresas externas que acceden a datos para brindar un servicio, es necesario firmar un contrato que defina la relación y responsabilidad de ambas partes. Es importante recordar que también hay otros profesionales especializados que, sin duda, necesitarán acceso a los datos para ofrecer servicios esenciales al huésped.
Estos profesionales pueden ser:
- Personal facultativo externo,
- Otros centros clínicos donde se puedan prestar servicios necesarios para los tratamientos esteticos de nuestros clientes y clientas,
- Asesorías,
- Entidades de bancarias,
- Plataformas en la nube de gestión de clientes ,
- Empresas de limpieza del centro de belleza,
- Empresas de mantenimiento de sistemas informática,
- Empresas de videovigilancia y seguridad,
4. DELEGADO DEL PROTECCIÓN DE DATOS
Por lo general, un centro estético es común que este obligado a designar un Delegado de Protección de Datos (DPO). La determinación de la designación se basará principalmente en si tu clínica está obligada a mantener los historias médicas de los pacientes de acuerdo con lo establecido en la Ley 41/2002, de 14 de noviembre, que regula la autonomía del paciente y sus derechos y obligaciones en cuanto a información y documentación clínica.
Si no tienes esta obligación, estarías exento.
En cualquier caso, contar un Delegado de Protección de Datos (DPO) en un establecimiento estetico brindará una garantía adicional para cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) y el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD), asegurando así un manejo adecuado y seguro de los datos personales de los clientes.
5. ANÁLISIS DE RIESGOS
Antes de realizar cualquier tipo de tratamiento de datos personales, es esencial llevar a cabo un análisis minucioso de los riesgos asociados a dicho proceso. El objetivo de este análisis es identificar las posibles amenazas que puedan surgir como consecuencia del tratamiento de datos y evaluar los riesgos en relación con los derechos y libertades de los clientes.
Los resultados de este análisis de riesgos se documentarán en un informe detallado que desempeñará un papel fundamental en la determinación de las medidas técnicas y organizativas que deben implementarse.
El propósito principal de estas medidas es garantizar la seguridad y la privacidad de los datos, reduciendo al máximo la probabilidad de que las amenazas se materialicen y, en caso de que lo hagan, mitigar el impacto negativo en los derechos y libertades de las personas cuyos datos están siendo tratados.
6. DETERMINAR EL PLAZO DE CONSERVACIÓN DE LOS DATOS LOS CLIENTES Y PACIENTES
El período de retención de datos médicos abarca al menos cinco años a partir del alta de cada proceso asistencial. Por lo tanto, una vez que un paciente recibe el alta médica o finaliza su asistencia clínica por cualquier motivo, sus datos no pueden ser eliminados, pero sí es posible bloquearlos para evitar su uso con otros fines.
Es importante tener en cuenta que algunas leyes autonómicas pueden establecer plazos de conservación diferentes para los expedientes médicos.
Por otro lado, el Código Civil establece un período de quince años para ejercer acciones de responsabilidad civil, que comienza a contar desde que la persona afectada tiene conocimiento del daño. Sin embargo, en términos prácticos, este período se extiende automáticamente por otros quince años si el daño se hace evidente justo antes de que venza el plazo inicial de quince años.
7. REGISTRO DE ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO
Las clínicas estéticas que realicen tratamientos de datos de salud están obligadas a confeccionar un Registro de Actividades del Tratamiento (RAT), independientemente del volumen de tu negocio y número de empleados/as
Tu Registro de Actividades del Tratamiento debe contener unos minimos exigidos que serían:
1. Identificación y datos de contacto del responsable.
2. Información sobre el co-responsable si aplica.
3. Datos del representante legal o del delegado de protección de datos.
4. Propósitos específicos del tratamiento de datos.
5. Descripción detallada de las categorías de personas cuyos datos se manejan y los tipos de datos procesados.
6. Indicación de las categorías de destinatarios actuales o futuros, incluyendo si se realizan transferencias a terceros países u organizaciones internacionales.
7. Documentación de las transferencias internacionales de datos y, si es relevante, las garantías que respaldan estas transferencias en función de intereses legítimos fundamentales.
8. Explicación de las medidas de seguridad implementadas para proteger los datos.
Este registro es de suma importancia, ya que cumple un papel fundamental al demostrar el cumplimiento de las regulaciones de protección de datos. Además, proporciona una visión completa y transparente de todas las actividades de tratamiento realizadas con datos sensibles y delicados, lo que contribuye a la conformidad con las normativas de privacidad de datos. Por lo tanto, se recomienda encarecidamente mantener este registro, incluso para empresas que no están estrictamente obligadas por su tamaño.
OTROS PROCEDIMIENTOS A TENER EN CUENTA
Para garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo en el manejo de los datos de los clientes de los centros de estética, es esencial no pasar por alto la implementación de estos otros procedimientos, que son fundamentales:
- Ejecución de Auditoría de Protección de Datos anual:El principio de responsabilidad proactiva (art. 5, RGPD) establece que el responsable del tratamiento debe tomar medidas adecuadas para cumplir con la normativa y garantizar que las medidas implementadas sean eficaces. En este sentido, la auditoría es una herramienta esencial para verificar la idoneidad y la correcta implementación de estas medidas.
- Establecer un procedimiento riguroso para garantizar la adecuada atención a los derechos ejercidos por los huéspedes: Estos derechos abarcan el acceso, rectificación, cancelación, limitación del tratamiento, portabilidad de los datos y el derecho a ser informado sobre la posibilidad de presentar una queja ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). El plazo para responder a estos ejercicios de derechos según la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) es de 30 días a partir de la recepción de la solicitud.
- Definir un proceso específico para notificar cualquier brecha de seguridad a la AEPD: Este procedimiento debe incluir detalles sobre las medidas correctivas aplicadas para evitar la repetición de situaciones de riesgo en relación a los datos de los clientes. La notificación debe llevarse a cabo en un plazo máximo de 72 horas y se realiza a través de medios telemáticos.
La implementación de estos procedimientos adicionales fortalecerá aún más la seguridad y el cumplimiento normativo en el manejo de los datos de los clientes, proveedores o empleados/asl. - Política de Privacidad y Aviso de Uso de cookies en la web del negocio.
- Aviso Legal en la web, donde se incluirá los datos de registro mercantil de la empresa, además del numero de autorización de nuestra clínica.
- Instalación cartelería de Videovigilancia con los textos informativos sobre el tratamiento.(Ver punto 1).
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