La Protección de Datos de una Clínica Dental se erige como un derecho esencial de las personas, demandando una atención particular por parte de estas entidades ya sean clínicas dentales centros,, gabinetes, etc, dada la naturaleza delicada de la información involucrada. Los datos relacionados con la salud son clasificados por la normativa como de una categoría altamente sensible. La instauración de medidas y procedimientos destinados a salvaguardar los derechos de los pacientes podría implicar la necesidad de considerar medidas adicionales. A través de esta guía, te brindaremos apoyo en la comprensión de cómo planificar la implementación de estas medidas en tu establecimiento médico.
Ley de Protección de Datos en una Clínica Dental
Las Clínicas Dentales s están afectados a la hora del tratamiento de datos personales por cuatro normativas principales.
- Reglamento General de Protección de Datos o RGPD.
- Ley de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales o LOPD-GDD.
- Ley de Autonomía del Paciente o LAP.
- Normativa Autonómica
¿Qué tipos de datos son tratados en un Clínica Dental?
En un Centro Médico se realizan tratamientos de datos relativos a la salud. De igual modo, se procesan datos identificativos como son: nuestros, nombres, apellidos, nº de DNI y tarjeta sanitaria, direcciones postales y electrónicas, así como números de teléfono de contacto.
De esta manera, en la atención médica se van tratar datos de naturaleza:,
- Historia médica del paciente,
- Libros de receta,
- Informes médicos.
- Imágenes,
- Imágenes,
- Biométricos,
Además de los datos inherentes a la gestión de los pacientes, también es crucial prestar atención a la información pertinente de profesionales autónomos internos o externos involucrados en la atención dental, así como a los empleados o personas en formación que puedan estar bajo nuestra supervisión.
¿Cómo cumplir la ley de protección de datos en una clínica dental?
Como en cualquier actividad afectada por la LOPD vamos a tener tres participantes principales que afectan al correcta ejecución de la normativa.
- Información al paciente
- Empleados/as
- Empresas o profesionales externos o internos que acceden a la información para la prestación de un servicio.
- En muchos de los casos, el Delegado de Protección de Datos, también conocido como DPD o DPO.
- Realizar un Análisis de Riesgos.
- Determinar plazo de retención de los datos.
- Creación de Registro de Actividades de Tratamiento.
- Otros procedimientos.
1. DERECHO DE INFORMACIÓN DEL PACIENTE
Cuando se trata de procesar datos de salud, a diferencia de otros tipos de procesamientos, es fundamental obtener un consentimiento explícito. Este consentimiento nos obliga a conservar una copia del mismo para poder demostrar que hemos recibido la autorización de la persona involucrada. Este registro puede ser un documento impreso o digital, según la preferencia y las modalidades establecidas
La información que debe incluir la petición del consentimiento al tratamiento es:
- Identificación del responsable del tratamiento;
- Datos de contacto del delegado de protección de datos;
- Finalidad del tratamiento;
- Base legítima principal del tratamiento. Normalmente, será el consentimiento;
- Derechos de Protección de Datos del paciente;
- Destinatarios o las categorías de destinatarios de los datos;
- Dónde o cómo poder ampliar la información básica de Protección de Datos.
Es importante no confundir este consentimiento, necesario para el tratamiento de datos con el consentimiento informado médico.
2. EMPLEADOS/AS
Los trabajadores que estén a cargo del responsable del tratamiento y tengan acceso a la información del paciente deben estar informados, formados y comprometidos a mantener la confidencialidad. Esta responsabilidad no se limita solo al tiempo que dura su relación laboral, sino que continúa incluso después de que esta haya terminado. Para lograr esto, es fundamental crear un documento de confidencialidad completo. Este documento debe incluir un manual que explique las mejores prácticas en relación con los sistemas, medios y plataformas utilizados para gestionar la información de los pacientes.
3. EMPRESAS EXTERNAS
Al trabajar con empresas externas que acceden a datos para brindar un servicio, es necesario firmar un contrato que defina la relación y responsabilidad de ambas partes. Es importante recordar que también hay otros profesionales especializados que, sin duda, necesitarán acceso a los datos para ofrecer servicios esenciales al paciente.
Estos profesionales pueden ser:
- Odontopediatra,
- Ortodoncista,
- Cirujano oral,
- Cirujano maxilofacial,
- Otros centros sanitarios,
- Centros de análisis y radiología,
- Etc.
4. DELEGADO DEL PROTECCIÓN DE DATOS
El artículo 34.1 de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) indica que los centros de médicos con la responsabilidad legal de mantener historias clínicas de sus pacientes deben nombrar a un Delegado de Protección de Datos (DPD). Este Delegado puede ser parte del personal interno o contratado externamente. Aun así, es fundamental que tenga los conocimientos y la experiencia necesarios para cumplir con sus responsabilidades de forma eficaz.
Es importante mencionar que esta obligación no se aplica a los profesionales que trabajan de forma individual, por lo que están exentos de este requisito.
5. ANÁLISIS DE RIESGOS Y EIPD
Antes de realizar cualquier tratamiento de datos personales, es esencial llevar a cabo un análisis completo de los riesgos asociados. Este análisis tiene como objetivo identificar posibles amenazas que podrían surgir a partir del tratamiento de datos y evaluar el nivel de riesgo que representan para los derechos y libertades de las personas involucradas.
Dado que se trata de datos especialmente sensibles, también es necesario realizar una evaluación de impacto correspondiente (EIPD). Esta evaluación tiene como propósito analizar en detalle las implicaciones del tratamiento de estos datos, especialmente en lo que respecta a la privacidad y la seguridad.
Tanto el análisis de riesgos como la evaluación de impacto resultarán en un informe detallado. Este informe desempeñará un papel fundamental en la determinación de las medidas técnicas y organizativas que deben implementarse. El objetivo principal de estas medidas es garantizar la seguridad y la privacidad de los datos, reduciendo al máximo la probabilidad de que las amenazas se materialicen y, en caso de que lo hagan, mitigar el impacto negativo en los derechos y libertades de las personas cuyos datos son tratados.
6. DETERMINAR EL PLAZO DE CONSERVACIÓN DE LOS DATOS MÉDICOS
El período de retención de datos médicos abarca al menos cinco años a partir del alta de cada proceso asistencial.
Por lo tanto, una vez que un paciente recibe el alta médica o cesa su asistencia clínica por cualquier razón, sus datos no pueden ser eliminados, pero sí es posible bloquearlos para impedir su uso con otros fines.
Es importante tener en cuenta que algunas leyes autonómicas pueden establecer plazos de conservación distintos para los expedientes médicos.
Además, el Código Civil establece un lapso de quince años para ejercer acciones de responsabilidad civil, el cual comienza a contar desde que el afectado tiene conocimiento del daño.
Sin embargo, en términos prácticos, este período se extiende automáticamente en otros quince años si el daño se hace evidente justo antes de que expiren los primeros quince años.
7. REGISTRO DE ACTIVIDADES DE TRATAMIENTO
Tanto los responsables como los encargados, en los casos de tratamiento de datos relacionados con la salud, genéticos o biométricos, tienen la obligación de mantener un registro detallado de las actividades de tratamiento que llevan a cabo, independientemente de si cuentan con menos o más de 250 empleados.
Este registro debe incluir información como la identificación y datos de contacto del responsable, co-responsable (si aplica), representante legal y delegado de protección de datos, propósitos específicos del tratamiento de datos, descripción detallada de las categorías de personas interesadas y de los datos que se procesan, indicación de las categorías de destinatarios actuales o previstos, incluso si se trata de terceros países u organizaciones internacionales, documentación de las transferencias internacionales de datos y, en caso de que se den, las garantías que respalden las transferencias internacionales de datos eximidas sobre la base de intereses legítimos fundamentales, y explicación de las medidas de seguridad implementadas para proteger los datos.
Este registro es esencial para demostrar la conformidad con las regulaciones de protección de datos y para proporcionar una visión completa y transparente de las actividades de tratamiento realizadas con datos sensibles y delicados
Otros procedimientos a tener en cuenta en una Centro Dental
Para garantizar la seguridad y el cumplimiento normativo en el manejo de los datos de los pacientes en nuestro centro médico, es esencial considerar otros procedimientos que deben ser implementados.Estos procedimientos son los siguientes:
- Ejecución de Auditoría de Protección de Datos anual: El principio de responsabilidad proactiva (art. 5, RGPD) determina que es el responsable del tratamiento quien debe aplicar las medidas oportunas para cumplir la normativa y garantizar que las medidas implantadas son adecuadas y siguen correctamente puestas en práctica. Para ello, la auditoría es una herramienta vital para verificar que las medidas implantadas son adecuadas y siguen correctamente puestas en práctica.
- Establecer un procedimiento riguroso para garantizar la adecuada atención a los derechos ejercidos por los pacientes: Estos derechos abarcan el acceso, rectificación, cancelación, limitación del tratamiento, portabilidad de los datos y el derecho a ser informado sobre la posibilidad de presentar una queja ante la Agencia Española de Protección de Datos (AEPD). El plazo para responder a estos ejercicios de derechos según la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) es de 30 días a partir de la recepción de la solicitud.
- Definir un proceso específico para notificar cualquier brecha de seguridad a la AEPD: Este procedimiento debe incluir detalles sobre las medidas correctivas aplicadas para evitar la repetición de situaciones de riesgo en relación a los datos de los pacientes. La notificación debe llevarse a cabo en un plazo máximo de 72 horas y se realiza a través de medios telemáticos.
La implementación de estos procedimientos adicionales fortalecerá aún más la seguridad y el cumplimiento normativo en el manejo de los datos de los pacientes en nuestro centro odontológico o de de medicina estética dental.
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