Si en tu consulta de psicología aún no has implementado medidas para cumplir con la normativa de Protección de Datos, esta guía te brindará la comprensión y orientación necesarias para conocer los pasos que debes seguir y asegurar una correcta implementación de la LOPD y otras regulaciones de privacidad.
¿Qué obligaciones tienen los psicólogos a cumplir la LOPD?
Como es de esperar, los psicólogos tienen la responsabilidad de cumplir con la normativa de Protección de Datos. La información que estos profesionales procesan es extremadamente delicada y sensible, ya que se refiere a la salud mental y emocional de sus pacientes. Por lo tanto, deben tomar precauciones especiales al tratar a sus clientes, garantizando la confidencialidad y la seguridad de los datos personales y médicos que manejan en el ejercicio de su profesión. Esto incluye no solo los detalles de las sesiones de terapia, sino también cualquier información adicional que pueda ser relevante para la atención y tratamiento adecuados de sus pacientes.
Normativa de protección de datos para Psicólogos
Existen tres normativas principales que afectan a la hora de aplicar la normativa de protección de datos a los centros educativos:
- Reglamento General de Protección de Datos o RGPD.
- Ley de Protección de Datos y Garantía de Derechos Digitales o LOPD-GDD.
- La Ley de Autonomía del Paciente,
Cumplir con la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD) en el ámbito de la psicología implica cumplir con el Reglamento General de Protección de Datos (RGPD) en psicología,.
Para asegurar el cumplimiento de la ley de protección de datos en el ejercicio de la psicología, es esencial asumir un compromiso aún mayor con la privacidad y la gestión de los datos, especialmente en lo que respecta a la información de los pacientes.
¿Qué obligaciones tiene un centro de psicología con respecto a la LOPD?
Como se hemos visto previamente, un centro o consultorio de psicología debe implementar una serie de medidas y procedimientos de seguridad para cumplir con la normativa de Protección de Datos. Estas medidas están diseñadas para lograr los siguientes objetivos:
- Garantizar el derecho de información a los pacientes.
- Preservar la confidencialidad de los datos, a través del compromiso tanto de los empleados como de cualquier otro facultativo/a involucrado en la atención del paciente.
- Asegurar la confidencialidad y seguridad de los datos cuando empresas externas tengan acceso a ellos para prestar un servicio.
- Facilitar el ejercicio de los derechos de los pacientes.
- Mantener la seguridad y disponibilidad de los datos e historias psicológicas de los pacientes.
Estas medidas son esenciales para garantizar el cumplimiento normativo y la protección integral de los datos personales en el ámbito de la psicología.
Cuáles son los pasos básicos para implantar la LOPD por parte de un psicólogo
Los pasos fundamentales para ajustar los procedimientos de un centro de psicología no difieren significativamente de los aplicados en cualquier otra actividad. No obstante, en este ámbito, es crucial prestar una atención especial al proceso de obtener el consentimiento, incluyendo cómo lo obtenemos y para qué finalidades lo solicitamos. Además, debemos poner un énfasis particular en la implementación de medidas de seguridad que aseguren la confidencialidad de los datos, eviten el acceso no autorizado de terceros y garanticen la disponibilidad de la información a través de copias de seguridad.
Recoger el Consentimiento
El primer paso en cualquier proceso de implementación de Protección de Datos es identificar los datos que se manejan en la actividad. Los más evidentes en este contexto son los datos de los pacientes. Además, es importante tener en cuenta los datos de posibles clientes o futuros pacientes. En relación con estos últimos, al recabar su consentimiento, es crucial considerar la posibilidad de establecer futuros contactos con el propósito de ofrecerles una segunda oferta o enviarles material publicitario, con la intención de que puedan considerar la contratación de nuestros servicios de psicología en el futuro. Por ello, deberemos añadir una casilla extra para solicitar el consentimiento para este tratamiento especifico.
Al recopilar datos especialmente protegidos, como información de salud, datos sociales o creencias religiosas, se requerirá el consentimiento expreso del interesado, tutor o responsable legal. Este consentimiento debe conservarse como prueba de su obtención.
La información que debe incluir es:
- Identificación del responsable del tratamiento;
- Finalidad del tratamiento. Si es para más de una, tendremos que hacerlo de forma independiente. Es decir una petición por cada finalidad. Sería nulo un multi-consentimiento;
- Base legítima principal del tratamiento;
- Especificar los derechos del paciente/a;
- Destinatarios o las categorías de destinatarios de los datos;
- Dónde y cómo poder ampliar la información básica de Protección de Datos.
Garantizar la confidencialidad de tus empleados/as
Los empleados que estén bajo la supervisión del encargado del tratamiento y que tengan acceso a los datos del paciente deben recibir información al respecto y estar obligados a mantener la confidencialidad. Esta responsabilidad no se limita únicamente a la duración de su relación laboral, sino que persiste incluso después de que esta haya concluido.
Para lograr este objetivo, resulta imperativo elaborar un completo documento de confidencialidad. Este documento debe incluir un manual que detalle las mejores prácticas relacionadas con los sistemas, medios y plataformas utilizados en la gestión de la información de los pacientes.
Además, en este documento y manual deberás contemplar las obligaciones que tienes come empleador, aprovechando para informar sobre los tratamientos relacionados con la actividad laboral de estos.
Realización de una Análisis de Riesgos
La realización de un análisis de riesgos es de suma importancia para cumplir con uno de los principios generales establecidos en el RGPD, conocido como «Seguridad por Defecto». A través de este análisis, podemos identificar los principales riesgos que podrían afectar a los datos, asegurando así el acceso no autorizado, modificaciones no deseadas y la disponibilidad de la información.
Un aspecto relevante a considerar durante este análisis es la evaluación de la probabilidad de que las amenazas se materialicen. Como resultado de este proceso, obtendremos una serie de protocolos y medidas de seguridad que garantizarán la máxima protección de los datos de nuestros pacientes.
Confección del un Registro de Actividades del Tratamiento
Tanto los responsables como los encargados, en los casos de tratamiento de datos relacionados con la salud, genéticos o biométricos, tienen la obligación, de mantener un registro minucioso de las actividades de tratamiento que realizan. Este registro debe contener, al menos, los siguientes elementos:
– Identificación y datos de contacto del responsable, co-responsable (si corresponde), representante legal y delegado de protección de datos.
– Propósitos específicos del tratamiento de datos.
– Descripción detallada de las categorías de personas interesadas y de los datos que están siendo procesados.
– Indicación de las categorías de destinatarios actuales o previstos, incluso si se trata de terceros países u organizaciones internacionales.
– Documentación de las transferencias internacionales de datos y, en caso de que se realicen, las garantías que respalden las transferencias internacionales de datos basadas en intereses legítimos fundamentales.
– Explicación de las medidas de seguridad implementadas para proteger los datos.
– Datos de contacto con el DPD o responsable del tratamiento.
Firmar Contratos con los Encargados de Tratamiento
Es una práctica común que un psicólogo recurra a la subcontratación de servicios, mediante la cual una empresa externa obtiene acceso a los datos con el fin de brindar un servicio específico. Para garantizar el cumplimiento de la Ley Orgánica de Protección de Datos (LOPD), es imperativo establecer un contrato que detalle de manera clara y precisa la relación existente y las responsabilidades que recaen sobre ambas partes involucradas. Este contrato se convierte en un instrumento fundamental para asegurar el adecuado tratamiento de la información y el respeto a la privacidad de los individuos.
Las empresas habituales que deben firmar este contrato suelen ser:
- Otros facultativos/as;
- Otros centros psicológicos que tengan acceso a la historia psicológica o datos de contacto del paciente,
- Empresa de Limpieza;
- Asesoría Laboral, fiscal, jurídica;
- Mantenimiento informático;
- Empresas de alojamiento Web, diseño web, etc;
- Mantenimiento de Videovigilancia;
Realización de Auditorías
El principio de responsabilidad proactiva (art. 5, RGPD) establece que es el responsable del tratamiento quien debe implementar las medidas adecuadas para cumplir con la normativa, y además, debe asegurarse de que estas medidas se apliquen y cumplan de manera efectiva. En este sentido, la auditoría se convierte en una herramienta esencial para verificar la idoneidad y la correcta implementación de estas medidas.
Además, con el transcurso del tiempo, las autoridades de control suelen emitir nuevas directrices que deben ser incorporadas. Dado que es inherente a la naturaleza humana que las medidas de seguridad y los procedimientos tiendan a relajarse con el tiempo, esta relajación puede generar eventualmente vulnerabilidades en la seguridad de los datos.
¿Es necesario nombrar un Delegado de Protección de Datos en un centro de Psicología?
Los centros de psicología al tratar historias psicológicas han de nombrar un Delegado de Protección de Datos (DPD). Sólo quedarán excluidos de esta obligación aquellos facultativos que ejerzan la psicología a título individual.
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