En el mundo empresarial, el uso de servicios de correo gratuitos tipo Gmail, Hotmail, Outlook, etc., está más extendido de lo deseable. Desde el punto de vista legal, en lo referente a la privacidad, no deberías utilizar este tipo de servicios. De una manera u otra, incumples el Reglamento de Protección de Datos si remites datos personales en tu actividad profesional. Quédate si deseas saber cómo enviar documentos cumpliendo la LOPD.

¿Por qué incumples la normativa al usar Gmail?

Gmail, Hotmail, Yahoo! y similares son servicios gratuitos. Cuando no pagas un céntimo por un producto, hemos plantearnos la cuestión de cómo ganan dinero estas corporaciones entonces. La respuesta es simple. Contigo y tus datos.

Estos empresas venden tu información perfilada a aquellas entidades que deseen adquirirlos para diversas finalidades, ya sea el marketing, re-marketing u otras. Google y/o terceras empresas escanean tus correos electrónicos mediante diferentes técnicas gracias a los «servicios añadidos» o comodidades que ofrecen. A modo de ejemplo, tres de las maneras más usuales son:

• Con el fin de facilitarte la redacción de los emails, nos sugieren diferentes posibilidades mientras redactamos un email (texto predictivo). También por medio de la corrección de la ortografía, o bien, con respuestas programados para dar contestación rápida a un email recibido.
• Con la finalidad de evitar el envío de virus y malware se escanean los enlaces y documentos adjuntos para prevenir la propagación de amenazas cibernéticas.
• De forma completaría, se recogen otros datos como la IP, geolocalización, navegación, actividad en otras webs, etc.

Por ello, a la hora de enviar información personal cuando usas estos servicios, tienes que ser consciente de tres requisitos que hemos de implementar conforme a la normativa de Protección de Datos:

1. Como un tercero va a acceder a los datos en la prestación de un servicio, debes informar a los interesados/as de tal circunstancia. Lo cual casi nadie hace.
2. En este sentido, cuando un tercero accede a los datos para prestar un servicio, en conformidad con el art. 28. 3 del RGPD «El tratamiento por el encargado se regirá por un contrato u otro acto jurídico con arreglo al Derecho de la Unión o de los Estados miembros, que vincule al encargado respecto del responsable y establezca el objeto, la duración, la naturaleza y la finalidad del tratamiento, el tipo de datos personales y categorías de interesados, y las obligaciones y derechos del responsable.» Es decir, celebrar un contrato específico de Protección de Datos. No vale con una cláusula específica.
   
3. Finalmente, has de tener en cuenta el principio de integridad y confidencialidad que te obliga “a garantizar la seguridad adecuada de los datos personales, incluida la protección contra el tratamiento no autorizado o ilícito y contra su pérdida, destrucción o daño accidental. “

Qué quiere decir esto último. La respuesta es sencilla. Tienes que aplicar medidas de seguridad que impidan el acceso de los datos que «viajan» en tus emails profesionales para evitar el acceso indebido, la pérdida o el robo. Sobre todo, cuando incluyen datos especialmente protegidos, como lo son los de salud, penales, ideología, religiosos, etc.

¿Cómo enviar documentos cumpliendo la LOPD?

Para cumplir con la normativa desde un punto de vista técnico te ofrezco tres posibilidades. La primera no te va a venir bien.

1. Utilizar un servicio de correo electrónico privado. Esto conllevará unos gastos de implantación y mantenimiento. Como te comenté, no te iba a gustar. Pero has de pensar que siempre será más económico que una sanción de la AEPD, además de un daño reputacional para tu negocio. Y no voy a entrar en consideraciones sobre la percepción de una empresa que usa correos gratuitos.
2. Uso de un servicio de correo electrónico respetuoso con la privacidad, como por ejemplo Proton Mail. Tienes una versión gratuita con limitaciones en los emails enviados por día y la capacidad del buzón de correos de solo 1 GB. Los planes de pago comienzan en 3,99 €/mes con más capacidades.
3. La tercera opción es la más económica. Se llama seudonimización y te lo explico a continuación.

¿Así te ayuda la seudonimización de datos a la hora de usar Gmail? 

En este artículo, has podido comprobar que para enviar documentos cumpliendo la LOPD al utilizar servicios de correo electrónico gratuitos, es importante evitar que Google o la empresa que nos presta el servicio, así como otras terceras partes no autorizadas, puedan acceder a la información. Para ello, es vital impedir que se pueda llegar a establecer la conexión entre los datos enviados y la identidad de la persona afectada.

Una forma eficiente de impedir el acceso y rastreo de los datos personales es el cifrado de documentos con una clave secreta. Esta técnica protege los datos y archivos adjuntos añadiendo una capa de seguridad que impide el acceso y la exploración de la información que contienen.

Existen muchas opciones, pero desde mi parecer, gracias a su simplicidad, recomiendo el servicio gratuito ofrecido por el desarrollado sh-dv. Es una aplicación web de código abierto (auditable), gratuita y sin animo de lucro. Para poder supervisar su código fuente solo debes acceder al GitHub de la aplicación. Señalar, que los archivos que utilices no se envían, ni almacenan en ningún servidor de terceros, ya que el cifrado y cualquier operación necesaria se va a ejecutar en el navegador de tu equipo. Si deseas comprobarlo por ti mismo, solo debes acceder a la web y luego, quitar el cable de red o wifi de tu computadora, y verás como sigue funcionando sin internet.

Pasos para cifrar un documento 

1. Accede a la dirección hat.vercel.app pinchando AQUÍ.
2. Arrastra o localiza el archivo/s que desees cifrar y pulsamos siguiente.
3. Una vez “subidos” introduce la contraseña que posibilitará el descifrado de los documentos. La podemos generar desde el mismo sitio. Si la generas desde aquí, recuerda pulsar el ojo para ver la contraseña para copiarla en lugar seguro, o bien, al final del proceso se ofrece la posibilidad de copiarla en el portapapeles de tu equipo.
4. Pulsamos siguiente y a continuación > Archivos Cifrados.
5. Ahora, se descargará un archivo con extensión .enc que será el archivo que podremos adjuntar en el correo electrónico.
6. También es posible el cifrado de archivos mediante clave pública y privada (criptografía asimétrica). La página te genera las claves (descargarlas y guárdalas). Esta técnica facilita la gestión de envíos regulares, ya que sólo tendremos que intercambiar o conocer las claves públicas de ambas partes. Nunca compartas tu clave privada.

En caso de optar por la primera opción de cifrado, te recomiendo enviar la contraseña por un canal diferente al email por donde vas a remir el archivo cifrado.

Para acceder al contenido, el receptor debe acceder al sitio web mencionado y pulsar sobre DESCIFRADO. Luego, ha de subir el archivo recibido > poner la contraseña > descifrar y descargar. Así de sencillo.

Conclusión

Al utilizar servicios de correo electrónico gratuitos como Gmail, Hotmail o Yahoo!, debemos ser conscientes de que nuestros datos y correos electrónicos son escaneados y vendidos a terceros con fines publicitarios y de marketing. Por ello, es de vital importancia cumplir con las salvaguardias requeridas por la normativa para enviar documentos cumpliendo la LOPD. La mejor manera es el cifrado de datos con una clave secreta para evitar el acceso y rastreo de los datos personales. Una opción recomendable es el servicio gratuito ofrecido en HAT.SH, que protege los datos y archivos adjuntos mediante una capa de seguridad que impide el acceso y exploración de la información que contienen.

Free info

Todo lo mencionado en este articulo es aplicable a los envios que hacemos a través de mensajería electrónica. Por ejemplo, el famoso WhatsApp, que me consta que a través de ella se remiten todo tipo de documentos sensibles. Recuerda que cumplir las normativas de privacidad es sencillo: «No le hagas a nadie, lo que no te gustaría que te hicieran a ti«.

 

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